外贸电话联系不到关键负责人怎么办？

我们在给外贸客户打远洋电话的时候，可能经常会碰到对方负责采购的人员没在公司的情况。也就是说我们这通电话过去，没能找到关键人。

因为我们是第一次给潜在客户致电，并没有事先与对方约定时间，在对方不知情的情况下，临时打的这通电话，如果要找的采购人不在，对方的接线员可能就会让你另找时间再打过来，也就挂断电话了。这个时候我们应该怎么表达呢？就这样结束通话了吗？

正常的一通外贸电话，我们开始和对方沟通的时候，一般会事先准备好一些简单的寒暄作为开场白，比如：Hi，good afternoon, if I can speak to xxx, please ? 然后再向对方做自我介绍，介绍公司、产品、服务，。这样比一上来就长篇大论的说辞，更容易被对方接受，并且能让他循序渐进地听我们讲下去。

我们跟对方保持通话的时间越长，你就越有可能获取到自己想要的信息和资源，例如：公司采购的名字、联系邮箱。所以遇到对方采购不在公司的情况，我们可以在沟通的过程中，主动表示会打回访电话，询问对方合适的回访时间。比如：Do you know when he will be back? 如果接线员回复你，公司采购员去其他城市参加会议，或者是拜访合作供应商了，回来的时间不确定。

这时候，你就要简单介绍一下你自己，自己是谁，是哪家公司的，致电的来意等等，让接线员对你有一定的印象，并可以借机询问对方，如：Is there anyone else in purchasing department you think I can speak to ? 看是否还有其他负责采购事宜的人在公司，能不能和其他的关键职位人联系上。实际上，对方接线员可能并不清楚你是已经合作的供应商，还是寻求合作的供应商，了解到你是想是采购部门人员交谈的话，可能会帮你转到采购部的座机电话上。

另外，还会出现一种情况就是，对方采购员出差了，短期不会回公司，对方将电话设置成语音信箱，打过去的电话回复是让你语音留言。也就是说你短期内是没办法再给对方回访电话，并且对方的接线员也没有给你采购的邮箱或者其他联系方式的情况下，这个时候可以先向对方了解一些公司的信息，像公司的进口情况、主要从哪些国家进口等等，获取更多有用的信息。然后再考虑是否给采购的信箱留言。

我们和海外客户沟通，优先是给对方发送开发邮件，邮件未回复的情况下，再选择打电话联系。可以看到这两种方式都是为了能和对方“搭上线”、“通上话”。语音留言的话，其实做外贸开发的朋友都知道，留言过后，对方的回复率是比较低的，经常是“了无音讯”，不回音的状态。这样的开发效果就比较一般了。

如果这个客户是比较优质，值得开发的话，可以选择给对方留一段语音音频。这里有几点需要注意：
一是留言的内容要保持简单扼要，避免长篇大论。因为对方出差的这段时间，收到的留言肯定很多，回来集中处理留言的时候，你这开发信式的介绍很难引起对方的注意，让对方听下去。
二是，除了从自家产品和客户做的产品匹配的角度出发以外，更多的是要站在客户考虑，去提供客户需求的、有价值的东西。我们可以从事先了解到的信息，如目前和现有产品供应商合作的痛点、未被满足的需求、想要开拓某个新市场等等，抓住对方的关注点，在留言中突出主要内容，直达主题，舍弃掉不必要的寒暄问候。